El proyecto de reproducción digital del Archivo Simón Ruiz surge de un Convenio de Colaboración entre el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte y la Fundación Simón Ruiz, suscrito el 22 de abril de 2015, cuyo objetivo primordial es la obtención de una copia de seguridad de todo el conjunto documental. Para ello se establecen unas labores previas que podemos resumir en cinco puntos: la evaluación inicial del fondo, la estimación de los requisitos técnicos para realizar esta digitalización, la descripción detallada de los procedimientos a desarrollar, una propuesta de calendario del proyecto y una distribución de trabajos del personal de las instituciones participantes en el mismo.
El proyecto fue presentado oficialmente el 28 de abril de 2015 y a partir de entonces se realizaron las labores de revisión previa del fondo documental y la captura de imágenes, en ambos casos en el Archivo de Real Chancillería de Valladolid. Estos trabajos se llevaron a cabo por el personal facultativo adscrito a dicho archivo y varios técnicos de la Fundación Museo de las Ferias, contando con la colaboración ocasional de becarios de la Universidad de Valladolid asignados al “Programa Becas Santander CRUE CEPYME”. Las labores de digitalización se realizaron con los medios técnicos del Archivo de la Real Chancillería de Valladolid: una estación de digitalización Copy-Book y discos duros de almacenamiento externo. En todo el proceso, se contó con el soporte técnico del Servicio de Reproducción de Documentos (SRD), servicio de referencia para todo lo relativo a imagen digital adscrito a la Subdirección General de los Archivos Estatales.
La digitalización se ha realizado atendiendo en todo momento a las directrices básicas habituales en los Archivos Estatales. Así, la identificación de las imágenes se ha basado en un código alfanumérico, único y distinto para cada imagen, archivándose todas ellas en un directorio de almacenamiento jerárquico, que reproduce la estructura actual del Archivo Simón Ruiz. Para verificar la fidelidad de las imágenes digitalizadas y garantizar su correcta lectura e interpretación, una vez realizada su captura, se efectuaron continuos controles de calidad de las imágenes, mediante un muestreo que verifica su integridad (captura completa del documento) y su calidad, cotejándolas con los documentos originales. Concluido este proceso, las imágenes capturadas fueron enviadas al Servicio de Reproducción de Documentos donde se realizó su volcado a un archivo de seguridad.
La revisión previa de la documentación ha supuesto el reconocimiento de todos y cada uno de los documentos que integran cada conjunto, la actualización de numerosas signaturas, la detección de errores de foliado, localización o cronología, la comprobación de documentos traspapelados o extraviados, el sellado de los no registrados y –esto de una importancia capital- su instalación en nuevas cajas y carpetas normalizadas y libres de ácido, en muchos casos hechas a medida para ajustarse a los diferentes tamaños de los libros y documentos originales, circunstancia que incidirá decisivamente en su futura conservación. Durante la realización de estas labores de identificación, se actualizaron los datos del nuevo Inventario General del Archivo Simón Ruiz, vigente en la actualidad, que es el que ha renovado a los anteriores del siglo pasado, iniciados en la década de 1950 a partir de los trabajos de varios facultativos del Archivo Histórico Provincial y Universitario de Valladolid, y del mayor conocedor del archivo de entonces, el profesor Henri Lapeyre.
Concluidas todas estas labores, el fin del proyecto fue presentado en la Fundación Museo de las Ferias, el 31 de enero de 2020, en un acto público presidido por el Subdirector General de los Archivos Estatales y el Alcalde Medina del Campo, en su condición de Presidente de las Fundaciones Simón Ruiz y Museo de las Ferias.
Enlaces a este acto de fin del Proyecto de Digitalización:
