De los diferentes tratamientos archivísticos que precisa el Archivo Simón Ruiz, uno de los más importantes es su descripción normalizada para que la documentación pueda ser ofrecida con garantías, tanto de forma directa y presencial, como remota a través de Internet, al tiempo que facilita el control interno de los fondos. Con este objetivo, se está llevando a cabo una serie de trabajos de normalización de anteriores bases de datos convencionales de este archivo (con más 82.000 registros), de los que ha resultado el “Portal de Archivos” de la Fundación Museo de las Ferias (https://archivos.museoferias.net), con el que se quiere facilitar la labor investigadora mediante el acceso público y gratuito on line a los documentos del archivo.
El soporte técnico de este “Portal de Archivos” es la plataforma AtoM (en su versión 2.6.4, la más actual y estable de esta aplicación web), que es compatible con los estándares internacionales de descripción ISAD (G), ISAAR CPF, ISDF, ISDIAH…, lo que permite, entre otras ventajas, la navegación automatizada por los registros del archivo y el uso de puntos de acceso normalizados. Asimismo, este software de descripción permite la incorporación de textos auxiliares e imágenes digitales a las fichas de los documentos, facilitando de este modo tanto las labores de anexión de datos como las búsquedas de información, dentro del cuadro de clasificación del archivo. La plataforma AtoM reúne los requisitos descriptivos del Consejo Internacional de Archivos (ICA).
Para el desarrollo de este proyecto se está trabajando, por una parte, en la revisión, análisis y propuesta de series documentales, y por otro, la descripción de unidades documentales. El “Portal de Archivos” fue presentado en público el 23 de junio de 2021, convirtiéndose en el principal vehículo de difusión de los fondos documentales gestionados la Fundación Museo de las Ferias, entre ellos el Archivo Simón Ruiz; de este conjunto documental son accesibles, hasta el día de hoy las descripciones e imágenes de:
- la colección completa de 184 libros de cuentas (1551-1617), pertenecientes a las compañías de Simón Ruiz, Cosme Ruiz, Lope de Arciniega y otras
- las primeras 5.700 letras de cambio (1553- 1588) de una colección que reúne cerca de 23.000 (1553-1606)
- la colección de 31 pergaminos comprendidos entre los siglos XII y XVI
- la colección completa de 210 listini o listados de cotizaciones de monedas fechados entre los años 1579 y 1599
- la mitad de la documentación del Hospital de Santa María de la Piedad o Barrientos, veinte cajas (gobierno, patrimonio y hacienda) entre los años 1598 y 1864 (ASR, H, C 164-182)
Álvaro Rodríguez Sarmentero
